top of page

八招成為高效能人士

作家相片: Jih-Wei LeeJih-Wei Lee





《本篇文章可學到什麼》

  • 碎片化運用

  • 讓生活從選擇變簡單

  • 慢慢來,比較快

  • 讓身體動起來

  • 學會拒絕與交付

  • 把重複的事精簡化

  • 關閉提示音

  • 整合數位生產力工具

你是否常面臨許多事情想做卻時間不夠?工作進度總是無法如期完成?待辦事項未完成又有新的任務?架上滿滿的好書卻挪不出時間看?這些問題其實只要一些小技巧就能幫助你將時間找回來,我曾經在時間管理一文中分享過待辦事項、行事曆、每日最重要的3件事情、規劃1~2件雜事、關閉提示音、批次處理…等方法,本文將進一步分享一些你可能沒注意的方法,幫助你成為高效能人士。


碎片化運用

搭車、等捷運…除了等待與發呆或低頭滑手機外,好像也不能做些其他事情?其實只要一些小技巧,長時間累積下來有效運用就可以比別人完成更多的事,而這些鬆散不完整的時間我們稱之為”碎片化時間”。

“碎片化時間”又可拆分成短時間與長時間,依據長短不同給予不同任務規劃,例如當下等捷運有1分鐘時間,可透過這1分鐘思考等回有哪些工作任務要執行?打一通電話給家人或朋友親切的問候?透過手機檢查簡訊或信件並快速回覆。如果時間長達5分到15分鐘甚至更長,可以閱讀幾篇高質量文章,聽一則知識音頻,閱讀後別忘了將自己觀點也一併記錄下來。

補充小技巧,如有聽音頻或影音習慣,可嘗試將速度調快1.5至2倍速(甚至更高倍速),如無法適應,可先調高2倍速聽數秒後,再降低至1.5或1.25倍速,此時會比較快適應低倍速播放,節省聆聽時間。


讓生活從選擇變簡單

從起床到晚上休息我們不斷在做選擇,從早上穿什麼衣服?三餐吃些什麼?上班/下班交通路線?這些常規性選擇不斷發生。當下次遇到這類問題,可以刻意安排固定每周每天穿搭衣服,用餐時可考慮選擇店家提供的組合套餐或定食,固定上下班的路線,甚至可以考慮搭乘交通運輸或請司機專門接送,讓這些時間可以擁有更好的運用,將專注力用在更重要的事物上。


慢慢來,比較快

焦慮是現代人必須正視的一個問題,原因不乏從資訊爆炸、工作環境、學習品質、業績壓力…等總總因素,正視自己因什麼原因而焦慮?適時調整心態是必要的,說服自己有時候”急”不能改變什麼,甚至會弄巧成拙。

“慢慢來,比較快” 是說服自己的辦法之一,告訴自己”快”也改變不了局勢,唯有穩扎穩打地基才會牢固,且盡可能避免一心多用的壞習慣,最後造成的結果是使兩件事情都處理不好,人不像機器可同時多工運算處理,專注眼前事物才是比較正確的作法,另外釐清慢慢來,比較快並不是鼓勵你拖延和怠惰,更是強調要努力學努力做,但不要急著學急著做。


讓身體動起來

運動的好處很多,這句話反覆聽了不下數百次,而重視的又有多少人?從今天開始實踐每週運動2~3天每次運動30分鐘(每次運動後休息48小時,相當於做1休1),並告訴自己運動的好處,如達成周目標、月目標、季目標再給予自己正向獎勵,例如看一場電影、一趟旅遊、犒賞一頓大餐、玩一場遊戲…等方式激勵自己 (獎勵目的是為了讓自己持續下去,透過實踐→堅持→獎勵不斷循環而變成習慣,犒賞不需要有罪惡感,這是你應得的)。


學會拒絕與交付

在工作中肯定常面臨同事或朋友希望你協助幫忙,甚至有許多不重要不緊急的事,這時候更應該學會說”婉轉拒絕”或告知對方某某同事對於這項業務比我清楚,可以請求對方協助來當作拒絕理由,一來表示讚賞那位同事能力,二來拒絕的理由也不會讓人討厭,有時候透過一點小技巧或說話之道,是可以達到兩全其美。

學會交付也是很重要的技能,並非所有事情都要攬在身上自己完成,每個人每天的專注力與時間是有限的,其實可以將手邊一些不重要的事請人幫忙完成。


把重複的事精簡化

生活或工作中其實有許多繁瑣程序是可以簡單化,常常因自己先入為主的思維框架而無法掙脫,許多重複性任務透過一些方法或建立一套系統讓流程簡化是可以大大提升效率甚至減少人力,如平時常遇到的(旅遊/出差行李清單、待辦事項、寫作)都可考慮製作模板,每次要使用時打開查看或複製重新編寫,而工作上會遇到(薪資計算、請假流程、會議室登記…等),其實也可透過軟體進行輔助計算和登記,將原本需耗費大量時間的事盡可能簡化。


關閉提示音

之前時間管理一文中有分享過關閉提示音的重要性,再此額外補充一些小技巧,除了關閉提示音的重要性外,有時工作上可能會有被中斷的可能,如老闆來電、新的想法靈光一閃(點子)、臨時想到的事情…等,但又怕忘記處理,這時候可隨手拿一張紙將新想法和手邊工作狀況簡單紀錄在紙上,當被中斷的事情處理完後回頭看紙上寫的狀態,能快速喚起原先中斷前的記憶,至於為什麼要寫在紙上?因為中斷後,要恢復到原先工作狀態是需要10至15分鐘,而臨時想到的事或點子如果不立刻記錄下來最後的結果就是忘記。


整合數位生產力工具

隨著智慧型裝置成熟及雲端同步技術提升,許多早期生產力工具的功能不斷升級,挑選一款能幫助自己高輸出高生產力工具是必要的,至於要如何挑選其實也是門學問,不妨透過下面五步驟來尋找。

  1. 需求釐清

  2. 搜尋關鍵字

  3. 功能性 (需求一次滿足)

  4. 操作介面 (簡單化)

  5. 實際操作

在此使用”行事曆”解說,第一:釐清自己需求,如行程表必需可讀可寫、可同步資料到電腦和手機、有日期和時間提醒功能,第二:釐清需求後可透過Google搜尋,關鍵字可輸入”行事曆APP、電腦行事曆”,如果要加強準確度與參考性可增加”推薦、PTT”,這樣搜尋出來的結果會更有參考價值,第三:藉由搜尋到的文章,再進一步從內文和推文中找出可能符合自己需求的軟體、第四與第五就是介面和實際操作,而操作介面盡量越簡單越直覺越好,好介面與直覺式操作可幫助我們提升效率,反之會造成困擾。


許多使用者都有軟體迷失,總認為軟體功能越多或操作介面越複雜就代表軟體越強大,這觀念只對一半。有這種迷失就容易陷入被軟體給綁架,一款好軟體應該是幫助你提高效率,所以功能多寡不是重點,而介面複雜卻容易使人無法聚焦,操作上也容易有挫折感,其實我們真正需要的功能並不多。應該先依自己的真正需求來挑選,其次是介面是否夠直覺,最後軟體的功能性(需求)盡可能一次滿足,不應拆分成多個軟體來互相搭配,這只是增加自己困擾,最後放棄使用。


轉貼本文時禁止修改及商業使用,並且須註明來自 蘿蔔先生 原創作者Robert Lee,並附上原文連結:八招成為高效能人士

9 次查看0 則留言

最新文章

查看全部

Comments


  • Facebook
  • YouTube的 - 黑圈
  • Instagram的 - 黑圈
  • Medium icon

Follow me on social netwroks

© 2023 ALL Right Reserved by 蘿蔔先生 Robert Lee.

bottom of page