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時間管理

作家相片: Jih-Wei LeeJih-Wei Lee

已更新:2022年8月9日


《先講結論》

這篇文章提出近2年來執行時間管理的體悟,給出一個重要結論:簡單記錄;專注執行。

每個人一天都只有24小時,規劃事情不應該多,越多你越無法完成,且應該專注每日最重要的3件事情。方法簡單且具體有效,適合對時間管理有興趣的各位,請記住!! 你不嘗試改變或調整自己的習慣,絕對不會有任何效果。

時間管理 = 時間 + 管理

簡單四字,卻是一門學問,這篇文章我不談專有名詞,只告訴你方法及原因,你可挑選幾個方式去嘗試改變,當有實際成效,回頭再次檢視或增加方法內化成為專屬自己的時間管理模式。


《本篇文章可學到什麼》

  • 待辦清單 & 行事曆

  • 每日最重要的3件事

  • 規劃1~2件雜事

  • 集中注意力遠離分心

你是否經常重要事情沒完成卻處理一堆雜事?你是否經常忘東忘西?或臨時想起某件想做的事,最後卻忘記或想不起來?是否有特定時間或日期有約,但只依稀只記得在幾個禮拜或幾個月後…但好像又不太確定?如果你有這些問題,我會非常建議你開始透過 “待辦清單” 與 “行事曆” 搭配來解決這些問題。


1.待辦清單

待辦清單可以幫助你記錄、查詢和回憶,養成隨時將事情記錄於清單中,方便自己查詢和規劃,幫助我們回憶,減少浪費時間和思考還有哪些未做的事情,且這樣簡單的一個動作可以幫助我們避免許多事情忘記處理的狀況。


我們經常專注處理某些事情時,會忽然分心,臨時想到有些事情該做,但又怕忘記處理,這時我會建議你快速的記錄下來,並回頭專注原先要處理的事情上面,這樣可以避免大腦分心,且又可恢復原先的專注力。

2.行事曆

行事曆主要幫助你記錄重要事情日期,我會將會議日期、活動日期、聚餐…等記錄在此,當然我會透過行事曆額外設定通知功能,在特定時間與日期(數小時或數天前)提前通知,這也可以解決有時需要特別準備和規劃的問題,甚至幫助我們回想。


上述所說的待辦清單和行事曆,如透過手機或電腦端都可以隨時進行查詢和更改(且資料都會隨時更新,非常的方便)。


3.推薦哪些管理工具?

待辦清單與行事曆作法有很多種,可透過一張紙、手機app、電腦軟體…等方法,現在科技進步,我會比較推薦使用智慧型手機APP 搭配電腦管理較為方便 (因每個人習慣不同,作法也會不同,也可使用紙筆進行)。

以下列出比較常見的時間管理工具(請使用手機或電腦進行下載)

  • 待辦清單:Google Task、Any.DO、Todoist、奇妙清單

  • 筆記軟體:Evernote、Onenote

  • 行事曆:google日曆、Sunrise、icolud行事曆

上述沒有列出的工具並不代表不好,建議使用者可以多方嘗試找出最適合自己的方法。


4.為何推薦這些工具?

  • 透過手機或電腦運用這些軟體,可互相同步(也就是保持資料最新狀態)

  • 隨時可查詢和修改或標註

  • 可透過搜尋關鍵字快速查找資料

  • 可透過提醒方式提前告知(即將到來事件日期或時間)

請記住簡單記錄 (如果你有考慮畫表格或許多顏色標記,時間只會無形中浪費)。方法沒有對錯,重點還是幫助你節省時間,那才是重點。


5.每日最重要的3件事情

每天清晨我習慣先規劃”3件事情”,這邊的3件事情,是指今日一定要完成的重要任務。

有效率地管理我的時間,我深信「要事為先」這個準則。大部分的人有個壞習慣,喜歡把重要事、雜事混在一起。晚上就寢時回想才驚覺今日該做的沒做,雜事卻做了一堆,那種不踏實感….不斷上演。


首先有個觀念必須先釐清:規劃事情不應該多,越多你越無法完成。

而最重要的3件事情,可依每個人重視事情程度不同而調整,我會建議事情應該朝向工作重要任務、自我學習、生活、家庭….等方向進行規劃。


6.規劃1~2件雜事

當你明白每天規劃最重要3件事情後,我會建議你再規劃1~2件雜事,為何”重要事”與”雜事”需要分開規劃?


理由很簡單,我們每天生活當中充斥太多不重要雜事等著我們去完成,而這些雜事不做又不行…但又沒那麼重要,雜事都有個特性只要你看到,你會很自然地想去完成他…..而真正重要的事情你反而不會想要先完成。


而這些真正重要的事情通常需要花很長的時間才有辦法完成(也許1小時、2小時…甚至更長),因此無形中會告訴自己明天再進行也可以。


7.重要事與雜事該何時處理?

人在狀況良好之下,專注力與精神通常無法持續過久,所以建議大清早規劃完重要事與雜事後,就立即開始處理重要事。


當精神狀況與專注力開始疲憊時,就可以開始去做雜事,也讓自己狀況稍微放鬆,通常建議上午集中精神處理重要事務,下午精神開始不佳,就處理雜事。


8.集中注意力,遠離分心

關閉不必要通知

你是否經常分心?原本打算看書、做報告或查資料,卻無意間手機震動或螢幕亮起,顯示簡訊或訊息通知,不自覺就開始滑手機或看無關網頁,而這種狀況每次下定決心要改,卻沒有一次成功?

  • 關閉提示聲與震動通知:通訊軟體、社群軟體、Email、短信..等 (只要會干擾軟體的通知全部關閉),甚至你可以關閉手機。

  • 將手機面板朝下 (可以防止螢幕亮起顯示訊息通知,導致好奇心作祟)

番茄工作法

簡單的說就是每工作25分鐘休息5分鐘(注意力集中25分鐘,休息5分鐘),這5分鐘你可以徹底放鬆做你想要做的事情,當在工作時有分心,就可以告訴自己只要專心25分就可以休息5分鐘。


批次處理

是否經常開E-mail、社群軟體、網頁?這些事情容易造成分心的事情,沒急迫性但又有必要處理。

我會建議透過”批次處理”方式進行,通常Email我會上午或下午各開一次,而社群軟體或想看的網頁透過零碎時間(等車、搭車、短暫休息)時進行查看和回覆。

如果當下確定要查看我就會一併處理完成,將信件進行(轉發、刪除、分派任務、封存)。若是信件內容有些需要進一步思考和回覆,無法在短暫過程中立即處理,我會將這些這件事情改規劃到待辦清單當中,等有空再處理。

如某些特定事情有時間性,我會任務前面註記日期提醒自己,當再次檢視待辦清單可以很快速知道什麼日期前需要完成回覆,而這種概念可以運用在許多地方,當然包含許多重複性的業務也是如此。

※封存是指將信件或訊息保留起來(但沒有刪除),必須透過搜尋方式才可查詢,則信件夾中並不會顯示。


《 FAQ 》

Q:什麼人需要時間管理?

A:任何人都應該學習,並記住簡單記錄**;**專注執行。

Q:時間管理真的有效?

A:當然,你可以先選擇嘗試上述所介紹的方法測試看看,再透過自己不斷修改,找出最適合自己的方法。

Q:時間管理就只有這樣子?

A:時間管理可以談很多,但時間管理本質是要讓你做事更有效率,且專注在重要的事情上,有限的時間內完成目標。

Q:時間管理工具我應該如何挑選?

A:上述軟體工具是比較大眾在使用,也可以透過Google搜尋你有興趣的工具,網路文章中會介紹工具差異性與操作方法,透過自己習慣思考找出最適合自己的方式。

Q:如不習慣使用3C產品進行時間管理是否有更好的方法?

A: 時間管理是幫助你透過有效的方式讓事情更有效率。就算只是一張紙,簡單記錄要處理的事情,如能改善處理事情的成效,這就是一個好方法。

Q:是否建議將待辦清單進行表格或複雜顏色標記?

A:強烈建議你,別浪費時間在這些事情上面。最後繞了一圈,你會發現製作表格或一堆不同顏色,只會在無形中增加困擾,最後浪費更多時間在整理。

Q:文章中提到關閉不必要通知,行事曆原本設定通知不就沒意義?

A:關閉通知是針對提示聲音及震動關閉,但實際通知還是會出現,等到事情告一段落時,再開啟手機(這些通知仍然會跳出視窗)。


轉貼本文時禁止修改及商業使用,並且須註明來自 蘿蔔先生 原創作者Robert Lee,並附上原文連結:時間管理

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